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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE 
LA OFICIALÍA DE PARTES DEL 
INSTITUTO ELECTORAL DEL ESTADO 
DE MÉXICO


Contenido 

 

 


PÁG. 


Presentación …………………………………………………………………. 


1 


Marco Normativo…………………………………....................................... 


2 


Objetivo General …………………………………………………………….. 


3 


Objetivos Específicos ………………………………………………………. 


3 


Glosario ………………………………………………………………………. 


4 


Procedimientos ……………………………………………………………... 


6 


1. 
Control y Gestión de Correspondencia General Física………….. 


6 


2. 
Control y Gestión de lo Contencioso Electoral……………………. 


9 


3. 
Control y Gestión de Correspondencia remitida por Órganos 
Desconcentrados mediante el Sistema de Gestión 
Documental………………………………………………………….. 


12 


4. 
Control y Gestión de Correspondencia recibida vía Correo 
Electrónico…………………………………………………………….. 


14 





Presentación 

 

La Oficialía de Partes es el área adscrita a la Secretaría Ejecutiva facultada para 
verificar, recibir, registrar y distribuir la correspondencia dirigida a las áreas 
administrativas o a las personas servidoras publicas electorales, para su debida 
atención. Esta función incluye la recepción de notificaciones, con excepción de 
aquellas que correspondan a los Partidos Políticos o que tengan carácter 
estrictamente personal. 

El treinta de enero del año 2026, a través del Acuerdo IEEM/CG/02/2026, el Consejo 
General del Instituto Electoral del Estado de México aprobó los Lineamientos de la 
Oficialía de Partes, cuyo objeto es establecer y regular el procedimiento aplicable 
para la gestión de la correspondencia, tanto general como de naturaleza 
contenciosa, que ingrese al Instituto Electoral del Estado de México por conducto 
de la Oficialía de Partes, ya sea de manera física y/o de forma excepcional, por 
correo electrónico para la atención de trámites administrativos. 

 

Derivado de lo anterior, se advierte la necesidad de elaborar el presente Manual 
cuyo objeto es definir y estandarizar los procedimientos relativos al manejo de la 
documentación que se recibe en el Instituto Electoral del Estado de México; 
asegurar su verificación, recepción, registro y despacho eficiente y uniforme; 
delimitar las funciones de la Oficialía de Partes, para dar certeza jurídica respecto 
de fechas y horas de recepción; y fungir como herramienta de consulta que unifique 
los criterios y garantice el cumplimiento normativo institucional. 

 

Toda la documentación que ingresa al Instituto Electoral del Estado de México, 
deberá presentarse ante la Oficialía de Partes a fin de llevar a cabo una recepción 
y gestión ordenada, eficiente y eficaz. 

 

Asimismo, el tratamiento de toda documentación recibida se realiza observando la 
normatividad aplicable en materia de transparencia y protección de datos 
personales. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Marco Normativo 

 

 Ley General de Archivos. 


 

 Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México. 


 

 Ley de Archivos y Administración de Documentos del Estado de México y 
Municipios. 


 

 Código Electoral del Estado de México. 


 

 Acuerdo IEEM/CG/02/2026. Por el que se expiden los Lineamientos de la 
Oficialía de Partes del Instituto Electoral del Estado de México. 


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Objetivo General 

 

Establecer un control eficaz de la documentación que ingrese al Instituto Electoral 
del Estado de México, ya sea de manera física, a través del Sistema de Gestión 
Documental desde los órganos desconcentrados, o por correo electrónico, 
garantizando su adecuada recepción, registro, seguimiento y resguardo. 

 

Objetivos Específicos 

 

1. Verificar, recibir, escanear, registrar y turnar a través del Sistema de Gestión 
Documental, así como entregar de manera física o vía correo electrónico en 
su caso, la correspondencia general dirigida a las diferentes áreas del Instituto 
o a las personas servidoras públicas electorales con motivo de sus funciones 
o atribuciones. 


 

2. Recibir y registrar en el libro de gobierno de lo contencioso electoral los medios 
de impugnación, escritos de terceros interesados, así como las quejas y 
denuncias que ingresen al Instituto Electoral del Estado de México y, 
entregarlos a las áreas competentes para su debida atención. 


 

 

 


Glosario 

 

I. Acuse de recibido: Documento entregado a la persona promovente o 
remitente, como constancia de recepción, en el que se hace constar el sello, 
la fecha y hora de recepción, así como descripción de la correspondencia y, 
en su caso, de los anexos recibidos en la Oficialía de Partes del Instituto 
Electoral del Estado de México. 


 

II. Correspondencia: Toda documentación o paquetería dirigida a alguna de 
las áreas administrativas o personas servidoras públicas electorales del 
Instituto Electoral del Estado de México, que ingrese por conducto de la 
Oficialía de Partes y que amerite un tratamiento oficial. 


 

III. DJC: Dirección Jurídico Consultiva del Instituto Electoral del Estado de 
México. 


 

IV. Documentación General: Todo escrito ingresado ante el Instituto Electoral 
del Estado de México, dirigido a sus órganos centrales, direcciones y 
unidades administrativas, así como a las personas servidoras públicas 
electorales, con finalidad operativa, legal o administrativa. 


 

V. Documentación de lo Contencioso Electoral: Todo escrito ingresado ante 
el Instituto Electoral del Estado de México, mediante el cual se controviertan 
actos o resoluciones emitidas u omisiones de los órganos centrales 
direcciones y/o unidades del Instituto, o bien, tratándose de requerimientos 
emitidos por alguna autoridad jurisdiccional en la materia. 


 

VI. Escanear: Procedimiento de digitalización de los documentos recibidos de 
manera física, para su registro en el Sistema de Gestión Documental. 


 

VII. Instituto: Instituto Electoral del Estado de México. 


 

VIII. Manual: Manual de Procedimientos de la Oficialía de Partes del Instituto 
Electoral del Estado de México. 


 

IX. Oficialía de Partes: Oficialía de Partes del Instituto. 


 

X. Órganos Centrales: El Consejo General, la Junta General y la Secretaría 
Ejecutiva del Instituto. 


 

XI. Órganos Desconcentrados: Juntas y Consejos Distritales, Municipales y 
Judiciales Electorales del Instituto. 


 


XII. Persona Servidora Pública Electoral: Toda persona que desempeñe un 
empleo, cargo o comisión de cualquier naturaleza, de carácter permanente o 
eventual al servicio del Instituto. 


 

XIII. Promovente: Persona física, jurídico colectiva o partido político que presenta 
una solicitud, escrito, recurso o medio de impugnación, con el fin de iniciar 
un trámite, procedimiento o actuación administrativa o jurisdiccional. 


 

XIV. Sistema de Gestión Documental: Herramienta tecnológica que permite 
almacenar, organizar y administrar documentos de manera electrónica y 
segura, optimizando el acceso a la información, y garantizando el 
cumplimiento normativo del Instituto. 


 

XV. Turnar: Remitir o enviar un documento, expediente o asunto a otra dirección, 
área, departamento o instancia para que se encargue de él como ente 
responsable, siguiendo un orden o secuencia de trabajo.



PROCEDIMIENTOS 

 

1 


Control y Gestión de Correspondencia General Física 




 

Descripción: Verificar, recibir, escanear, registrar en el Sistema de Gestión 
Documental, para turnar y entregar a las diferentes áreas del Instituto o a las 
personas servidoras públicas electorales la correspondencia ingresada físicamente. 

 

Núm. 

Responsable 

Actividad 

1 

Personal de la 
Oficialía de 
Partes 

Verificar que el destinatario de la correspondencia general, sea el 
Instituto, sus órganos centrales, direcciones o unidades y/o 
personas servidoras públicas electorales y que el documento 
contenga firma autógrafa o, en su caso, firma electrónica avanzada. 
Si la documentación no está dirigida al Instituto, se asentará en el 
original y en el acuse que el Instituto no se hace responsable de la 
inobservancia de la ley ni del incumplimiento de cualquier término o 
plazo. 

2 

 

Personal de la 
Oficialía de 
Partes 

En caso de que la documentación no contenga firma autógrafa o 
electrónica avanzada, se hará saber a la persona que presenta el 
escrito dicha circunstancia. De reiterar su solicitud de entrega, se 
recibirá y se asentará que el documento carece de firma, 
cancelando el apartado con una cinta adhesiva transparente, 
adicionando el nombre y la rúbrica del personal que recibe. 

3 

Personal de 
la Oficialía de 
Partes 

Acusar de recibido, asentando en el original y en el acuse 
correspondiente la fecha y hora de recepción mediante reloj 
checador o sello oficial, folio consecutivo, número de fojas que 
integran el documento original, número y características de los 
anexos que se acompañen (en su caso), así como el nombre y 
rubrica de la persona servidora pública que recibe la 
documentación. Posteriormente, devolver el acuse de recibido a la 
persona que lo ingresó. 

4 

Personal de la 
Oficialía de 
Partes 

Escanear la documentación recibida y registrarla de manera 
consecutiva, en el Sistema de Gestión Documental; asentar la 
información relativa al folio, fecha y hora de recepción, remitente, 
destinatario, número de oficio, descripción breve del asunto, número 
de anexos (según corresponda) y nombre de la persona servidora 
pública electoral que recibe; así como las áreas a las que van 
dirigidas las copias de conocimiento respectivas. 

5 

Personal de la 
Oficialía 

de Partes 

Turnar por medio del Sistema de Gestión Documental, y entregar la 
documentación física en original (y copias de conocimiento, en su 
caso) al área o áreas destinatarias del Instituto y/o persona 
servidora pública electoral, obteniendo el acuse de recibido que 
deberá indicar fecha y hora de recepción, sello oficial y anexos si los 
contiene. 



 

 


Flujograma 

 

Oficialía de Partes 


Remitente 


Área 
destinataria 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 




1 


Verificar que el destinatario de la correspondencia general, sea el 
Instituto, sus órganos centrales, direcciones o unidades y/o 
personas servidoras públicas electorales y que el documento 
contenga firma autógrafa y/o en su caso, firma electrónica 
avanzada. Si la documentación no está dirigida al Instituto, se 
asentará en el original y en el acuse, que el Instituto no se hace 
responsable de la inobservancia de la ley ni del incumplimiento de 
cualquier término o plazo. 

2 


En caso de que la documentación no contenga firma autógrafa o 
electrónica avanzada, se hará saber a la persona que presenta el 
escrito dicha circunstancia. De reiterar su solicitud de entrega, se 
recibirá y se asentará que el documento carece de firma, 
cancelando el apartado con una cinta adhesiva transparente, 
adicionando el nombre y la rúbrica del personal que recibe. 

 

3 


Acusar de recibido, asentar en el original y en el acuse 
correspondiente la fecha y hora de recepción mediante reloj 
checador o sello oficial, folio consecutivo, número de fojas que 
integran el documento original, número y características de los 
anexos (en su caso), así como el nombre y rúbrica de la persona 
servidora pública que recibe la documentación. Posteriormente, 
devolver el acuse de recibido al promovente que lo ingresó. 

 

4 


Escanear la documentación recibida y registrarla de manera 
consecutiva, en el Sistema de Gestión Documental; asentar la 
información relativa al folio, fecha y hora de recepción, remitente, 
destinatario, número de oficio, descripción breve del asunto, 
número de anexos (según corresponda) y nombre de la persona 
servidora pública electoral que recibe; así como, las áreas a las que 
van dirigidas las copias de conocimiento respectivas. 

Entrega de 
documentos a 
Oficialía de Partes. 

Inicio 

En caso de no 
cumplir. 

La Secretaría 
Ejecutiva lo 
remitirá a la DJC, 
para el trámite 
correspondiente. 




Oficialía de Partes 


Remitente 


Área 
destinataria 


 


5 


Turnar por medio del Sistema de Gestión Documental, y entregar 
la documentación física en original (y copias de conocimiento, en 
su caso) al área o áreas destinatarias del Instituto y/o persona 
servidora pública electoral, obteniendo el acuse de recibido que 
deberá indicar fecha y hora de recepción, sello oficial y anexos si 
los contiene. 

 


 


Recibe la 
documentación, 
por parte de la 
Oficialía de Partes 
indicando en el 
acuse fecha y hora 
de recepción, sello 
oficial y anexos, si 
los contiene. 

Fin 




2 


Control y Gestión de lo Contencioso Electoral 




 

Descripción: Verificar, recibir, registrar y entregar a la Subdirección de Medios de 
Impugnación o a la Subdirección de Quejas y Denuncias de la Secretaría Ejecutiva, 
los medios de impugnación, escritos de terceros interesados, quejas y/o denuncias, 
o en su caso, requerimientos judiciales vinculados con lo contencioso electoral, dirigidas 
al Instituto, para que se les dé el trámite legal correspondiente. 

 

Núm. 

Responsable 

Actividad 

1 

Personal de la 
Oficialía de 
Partes 

Verificar que la documentación que la persona presenta, 
corresponde a lo contencioso electoral (medios de impugnación, 
escritos de terceros interesados, quejas y/o denuncias) y que se 
encuentre dirigida al Instituto, órganos centrales, o personas 
servidoras públicas electorales, conteniendo firma autógrafa. Si 
la documentación no está dirigida al Instituto, se asentará en el 
original y en el acuse, que el Instituto no se hace responsable de 
la inobservancia de la ley ni del incumplimiento de cualquier 
término o plazo. 

2 

Personal de la 
Oficialía de 
Partes 

En caso de que la documentación no contenga firma autógrafa, 
se hará saber a la persona que presenta el escrito dicha 
circunstancia. De reiterar su solicitud de entrega, se recibirá y se 
asentará que el documento carece de firma, cancelando el 
apartado con una cinta adhesiva transparente, adicionando el 
nombre y la rúbrica del personal que recibe. 

3 

Personal de la 
Oficialía de 
Partes 

Acusar de recibido, asentando en el original y en el acuse 
correspondiente fecha y hora de recepción mediante reloj 
checador o sello oficial, folio consecutivo, número de fojas que 
integran el documento original, el número y características de los 
anexos que se acompañen (en su caso), así como el nombre y 
rúbrica de la persona servidora pública que recibe la 
documentación. Posteriormente, devolverá el acuse de recibido 
a la persona que lo ingresó. 

4 

Personal de la 
Oficialía de 
Partes 

Registrar de manera consecutiva la documentación recibida en 
el libro de gobierno de lo contencioso electoral; asentar la 
información relativa a: folio, fecha y hora de recepción, tipo de 
documento de lo contencioso, y nombre completo de la persona 
que firma el documento. 

5 

Personal de la 
Oficialía de 
Partes 

Entregar la documentación física con sus anexos a la 
Subdirección que corresponda de la Secretaría Ejecutiva 
(Medios de Impugnación o Quejas y Denuncias); obteniendo el 
acuse de recibido, que deberá indicar fecha y hora de recepción, 
sello oficial, y anexos si los contiene. 



 

 

 


Flujograma 

 

Oficialía de Partes 


Remitente 


Área 
destinataria 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 




1 


Verificar que la documentación que se presenta corresponde a 
lo contencioso electoral (medios de impugnación, escritos de 
terceros interesados, quejas y/o denuncias), y que se encuentre 
dirigida al Instituto, órganos centrales, o personas servidoras 
públicas electorales, conteniendo firma autógrafa. Si la 
documentación no está dirigida al Instituto, se asentará en el 
original y en el acuse, que el Instituto no se hace responsable de 
la inobservancia de la ley ni del incumplimiento de cualquier 
término o plazo. 

 

2 


En caso de que la documentación no contenga firma autógrafa, 
se hará saber a la persona que presenta el escrito dicha 
circunstancia. De reiterar su solicitud de entrega, se recibirá y se 
asentará que el documento carece de firma, cancelando el 
apartado con una cinta adhesiva transparente, adicionando el 
nombre y la rúbrica del personal que recibe. 

 

 

 

3 


Acusar de recibido, asentando en el original y en el acuse 
correspondiente fecha y hora de recepción mediante reloj 
checador o sello oficial, folio consecutivo, número de fojas que 
integran el documento original, el número y características de los 
anexos que se acompañen (en su caso), así como el nombre y 
rúbrica de la persona servidora pública que recibe la 
documentación. Posteriormente, devolver el acuse de recibido a 
quien lo presenta. 

 

4 


Registrar de manera consecutiva la documentación recibida en 
el libro de gobierno de lo contencioso electoral: asentar la 
información relativa a folio, fecha y hora de recepción, tipo de 
documento de lo contencioso y nombre completo de la persona 
que firma el documento. 

En caso de no 
cumplir. 

Entrega de 
documentos a la 
Oficialía de Partes. 

Inicio 

La Secretaría 
Ejecutiva lo remitirá a 
la DJC, para el 
trámite 
correspondiente. 




Oficialía de Partes 


Remitente 


Área 
destinataria 


 


 


5 


 


 


 


Entregar la documentación física con sus anexos a la 
Subdirección que corresponda de Secretaría Ejecutiva (Medios 
de Impugnación o Quejas y Denuncias): obteniendo el acuse de 
recibido, que deberá indicar fecha y hora de recepción, sello 
oficial, y anexos si los contiene. 

 

 


 


 


 


 


 


 


 


Recibe la 
documentación 
Indicando en el 
acuse fecha y hora 
de recepción, sello 
oficial y anexos, si 
los contiene. 

 


Fin 

 


 




 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


3 


Control y Gestión de Correspondencia remitida por Órganos 
Desconcentrados mediante el Sistema de Gestión Documental 




 

Descripción: Verificar en el Sistema de Gestión Documental que la 
correspondencia remitida por los órganos desconcentrados, se encuentre dirigida al 
destinatario correcto y cumpla con los requisitos correctos para su registro y trámite. 

 

Núm. 

Responsable 

Actividad 

1 

Personal de 
la Oficialía de 
Partes 

Ingresar al Sistema de Gestión Documental. 

2 

Personal de 
la Oficialía de 
Partes 

a) Verificar que el documento se encuentre dirigido correctamente al 
Instituto, órganos centrales, direcciones, unidades o persona 
servidora pública electoral. 
b) Confirmar que incluya datos completos: remitente, destinatario, 
asunto y anexos (en su caso). 
c) Revisar que el escaneo y registro sean claros, completos, 
pertinentes y que cumplan con los requisitos establecidos en el 
Sistema de Gestión Documental. 




3 

Personal de 
la Oficialía de 
Partes 

a) Si el escaneo y registro son correctos, se turna al área destinataria 
del Instituto y al aceptarse el documento, el Sistema de Gestión 
Documental automáticamente envía acuse de recibido al remitente 
indicándole el número de folio asignado en la Oficialía de Partes. 
b) Si el escaneo o registro presentan errores, se redirecciona al 
remitente para solicitarle la corrección, indicando observaciones 
específicas. 





Flujograma 

 

Oficialía de partes 


Remitente 


Área 
destinataria 


 


a) Si el escaneo y registro son correctos, se turna al área 
destinataria del Instituto, y al aceptarse el documento, el 
Sistema de Gestión Documental automáticamente envía 
acuse de recibido al remitente indicándole el número de folio 
asignado en la Oficialía de Partes. 
b) Si el escaneo o registro presentan errores, se redirecciona al 
remitente para solicitarle la corrección, indicando 
observaciones específicas. 


a) Verificar que el documento se encuentre dirigido 
correctamente al Instituto, órganos centrales, direcciones, 
unidades o persona servidora pública electoral. 
b) Confirmar que incluya datos completos: remitente, 
destinatario, asunto y anexos (en su caso). 
c) Revisar que el escaneo y registro sean claros, completos, 
pertinentes y que cumplan con los requisitos establecidos en 
el Sistema de Gestión Documental. 


Ingresar al Sistema de Gestión Documental. 

 


 


 


 


 


 


1 


 


 


 


 


 


 


2 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


3 


 


 


 


Cargar por parte del 
Órgano Desconcentrado 
el documento y, en su 
caso anexos, en el 
Sistema Gestión 
Documental. 

Inicio 

 


Recibe mediante el 
Sistema de Gestión 
Documental la 
documentación, por 
parte de la Oficialía 
de Partes. 

Fin 



 

 

 

 


4 


Control y Gestión de Correspondencia recibida vía Correo Electrónico 




 

Descripción: Verificar, recibir, descargar el archivo, registrar y turnar en el Sistema 
de Gestión Documental a las áreas correspondientes, la documentación recibida vía 
correo electrónico, exclusivamente para efectos de trámites administrativos. 

 

Núm. 

Responsable 

Actividad 

1 

Personal de 
la Oficialía de 
Partes 

Ingresar al correo electrónico of_partes@ieem.org.mx. 

2 

Personal de 
la Oficialía de 
Partes 

Identificar y verificar que el documento correspondiente se 
encuentre dirigido al Instituto, órganos centrales, direcciones, 
unidades o persona servidora pública electoral. 

3 

Personal de 
la Oficialía de 
Partes 

Recibir el documento, asignando el folio consecutivo de la Oficialía 
de Partes. 

4 

Personal de 
la Oficialía de 
Partes 

Enviar al remitente el acuse de recibido vía correo electrónico, con 
el folio asignado de la Oficialía de Partes. 

5 

Personal de 
la Oficialía de 
Partes 

Descargar el archivo del correo electrónico; registrar el asunto y 
agregar el archivo y turnar mediante el Sistema de Gestión 
Documental, la documentación al área destinataria o persona 
servidora pública electoral y, en su caso, las copias de 
conocimiento a las áreas referenciadas. 



 

 

 


Flujograma 

 

Oficialía de Partes 


Remitente 


Área 
destinataria 


 


Descargar el archivo del correo electrónico; registrar el asunto 
y agregar el archivo y turnar mediante el Sistema de Gestión 
Documental, la documentación al área destinataria o persona 
servidora pública electoral y, en su caso, las copias de 
conocimiento a las áreas referenciadas. 

5 


Recibir el documento, asignando el folio consecutivo de la 
Oficialía de Partes. 

Enviar al remitente el acuse de recibido vía correo electrónico, 
con el folio asignado de la Oficialía de Partes. 

4 


3 


1 


2 


Verificar que el documento correspondiente se encuentre 
dirigido al Instituto, órganos centrales, direcciones, unidades o 
persona servidora pública electoral. 

Ingresar al correo electrónico of_partes@ieem.org.mx 

 


Fin 

En caso de 
no cumplir, 
se hace la 
observación 
al remitente 
por el mismo 
medio para 
que 
rectifique, o 
remita al 
destinatario 
correcto. 

Inicio 

Envió de correo 
electrónico a la 
Oficialía de Partes. 

 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


Recibe la 
documentación 
mediante el 
Sistema de Gestión 
Documental, por 
parte de la Oficialía 
de Partes. 

Fin